Capita anche a te di avere così tante cose da fare per il lavoro che non trovi tempo libero per te stesso?
Se utilizzi primicipalmente strumenti informatici nella tua attività e sfrutti internet come mezzo di comunicazionie, rallegrati!
Ci sono a disposizione molte applicazioni che ti permetteranno di risparmiare molto tempo automatizzando o migliorando alcune task ripetitive che devi effettuare durante le tue giornate per rimanere sempre sul pezzo.
Riuscire ad organizzare meglio la tua giornata potrà portarti alcuni benefici rilevanti:
- Essere più produttivo
- Risparmiare tempo
- Avere maggiore controllo sulle azioni compiute da te e dal team
- Avere un quadro completo della situazione del tuo business
Di seguito consiglio alcuni strumenti che potrai usare per migliorare la tua produttività oppure da consiglare a colleghi ed amici per a loro volta migliorare la loro gestione del tempo.
Mi raccomando di leggere tutto il post perchè alla fine troverai alcuni esempi utili a migliorare ed automatizzare alcune task del tuo business su web.
Slack
Slack è uno strumento di messaggistica in ottica team di lavoro molto potente.
Con slack avrai modo di mantenere in modo ordinato il tuo progetto tramite i canali dove chattare con i membri del tuo team, condividere documenti file e molto altro e non perdere più nemmeno un dato, impostare reminder tramite bot e molto altro.
Tutto tramite un’interfaccia semplice e piacevole, compatibile con qualsiasi dispositivo in commercio sia mobile che PC.
Slack mette a disposizione moltissime integrazioni utili e dei bot per automatizzare molte task (purtroppo per la versione gratuita potrai usufruire al massimo di 5 integrazioni con i bot).
Mi sento di consigliarti di dare un’occhiata ai seguenti bot per slack:
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todobot è uno strumento per tracciare tutte le tue cose da fare perfettamente integrabile nei tuoi canali slack, per ogni canale avrai sempre una lista ordinata delle cose da fare!
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workstreams uno strumento di project managment che potrai gestire direttamente via slack nei tuoi canali! Comodissimo, puoi creare tasks, tracciare gli status, archiviarle ed assegnarle ai membri del tuo team direttamente nella tua chat slack. Ogni task genererà un thread nel quale tu ed i tuoi membri potrete conversare sul problema emerso dalla task
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quip Grazie all’integrazione con quip organizzare e collaborare con documenti non è mai stato più facile. Grazie a quip potrai gestire i tuoi documenti in modo assolutamente straordinario e l’integrazione con slack ti permetterà di collaborare in modo semplice e veloce.
Potrai creare inoltre diverse automazioni sfruttando le integrazioni con Zapier e IFTTT, i quali, aprono un mondo di possibilità diverse di applicazione grazie al migliaio di applicazioni che i due strumenti supportano.
Slack è ormai uno standard per aziende con una struttura all’avanguardia perchè lavorano molto con il web ed uno strumento come slack è in grado di abbattere in modo efficente le distanze ed implementare workflow strutturati ed automatizzati.
Mattermost
Mattermost è uno strumento simile a slack ma open source. Il suo punto di forza è appunto il fatto che è uno strumento completamente gratuito che se sarai in grado potrai installare autonomamente sul tuo server web e riuscire ad avere uno stream per collaborare via chat ed integrare strumenti di business avanzati come bot ed integrazioni.
Una delle integrazioni più utili è quella con Zapier (in fondo al post troverai più info su zapier), grazie ad essa potrai integrare Mattermost in molti modi con le principali applicazioni in commercio utili alla tua produttività, project managment, marketing e comunicazione.
Asana
Asana è uno tool di project managment completo e professionale, utilizzato con successo da grandi aziende.
Te lo consiglio perchè se hai un’attività modesta potrai usarlo gratuitamente sfruttandone le grandi potenzialità ed inoltre è facilmente integrabile con gli strumenti che propongo un questa pagina come slack o mattermost.
È eccezionale poter vedere come questi strumenti si integrino in maniera da creare un workflow uniforme ed automatizzato
Google suite
Utilizzando il menu in alto a destra per navigare in questa suite ti darà modo di conoscere le tipologie di documenti che google ti premette di produrre gratuitamente, insieme a google drive di darà diversi vantaggi:
- Avere tutti i tuoi documenti in cloud e quindi poter trovarli da qualsiasi dispositivo
- Poter modificare i tuoi documenti direttamente da web tramite la suite di tool google e poter lavorare far contemporaneamente più utenti sullo stesso documento
- Poter integrare drive ed i tuoi documenti con strumenti automatici come slack, Zapier, IFTTT potrai automatizzare l’archiviazione di alcuni dati utili in modo automatico, io utilizzo spesso le tabelle di google sheets per archiviare dati come le email che raccolgo da mailchimp integrandolo con google sheets tramite ziapier oppure per archiviare i like fatti ai video you-tube che mi sono piaciuti e da cui potrei prendere ispirazione per i miei contenuti sempre su una tabella grazie ad IFTTT (più in basso descrivo sia zapier che IFTTT)
Sandstorm
Questo strumento è molto interessante è un saas sia self hosted open source che cloud a pagamento, ha al suo interno una suite di tool per la produttività molto interessanti che potrai lanciare come applicazioni sul tuo web server, si spazia da applicazioni per lo storage a presentazioni, promemoria, generatore di slide html e molto altro per tenere traccia dei tuoi progressi di business.
L’installazione del server è un po complicata ma potresti usufruire della versione gratuita hospitata dalla casa produttrice che ti permette di aprire 5 istanze ad app contemporaneamente e utlizzare le tue favorite dopo averle provate tutte.
Calend.ly
Calendly è uno strumento inizialmente gratuito e molto utile se lavori su appuntamento, ti permette di impostare in modo semplice e veloce gli orari e giorni di disponibilità per effettuare call o riunioni e in modo altrettanto veloce integrare il sistema di appuntamenti nelle tue pagine web, oppure di allegare link alla pagina di calendly per prenotare la call.
Il tutto è integrato con il tuo calendario Google di modo che gli eventi vengano automaticamente registrati per non dimenticare più nulla!
La cosa eccezzionale è che questo strumento può essere anche integrato con Zapier dando molte possibilità di integrazione (purtroppo solo per la versione a pagamento).
Trello
Trello è uno strumento di produttività utile e versatile. Ti permette di creare delle board dove poter suddividere i tuoi progetti di business in aree e fare in modo che i tuoi collaboratori possano inserire a loro volta informazioni sull’andamento delle lavorazioni o dello sviluppo dei tuoi progetti.
È molto utile per via del fatto che può essere utilizzto gratuitamente, è integrabile con gli strumenti che cito in questa pagina e con pochi click potrai rendere le tue boards accessibili a tutti.
Ad esempio vorrei mostrarti una mia bacheca dove elenco i passaggi ed i compiti da eseguire per implementare correttamente una strategia di marketing su web.
Hai visto? Trello ti permette di organizzare in modo chiaro ed ordinato le tue idee e permettere a chiunque di poter contribuire con le proprie tramite la possibilità di inserimento testo, link ed immagini sotto ogni board creata nella bacheca.
Evernote
Uno strumento utilissimo per non perderti nemmeno un appunto o produrre documenti testi note dovunque ti trovi.
Evernote è il tuo tacquino digitale portatile, puoi creare i tuoi tacquini ai quali associare note che possono contenere qualsiasi cosa, registrazioni, video, testo, foto. Inoltre le note possono essere catalogate tramite tag, in modo tale, che riuscirai a trovarle in fretta in futuro (a patto che ti tu ti ricorda di aggiungere i tag 😉 ).
Evernote è gratuito per al massimo due dispositivi (ma c’è anche la versione per web) e potrai usarlo tranquillamente a patto che sfrutti lo strumento solo per scrivere.
Usando la versione premium avrai tutto lo spazio disponibile per sfruttare formati video audio e immagini e disporrai di strumenti potenti di produttività per le tue note come la creazione di presentazioni, la conversione delle foto in testo e molto altro.
Pocket app è un potente strumento per archiviare i tuoi link, funziona come i preferiti del tuo browser ma ti permentte di categorizzare tramite tag i tuoi link (per una rapida ricerca) e salvarli in un posto indipendente dal browser e dal pc, di modo che potrai accedere da qualunque dispositivo dall’app o dal browser.
È molto utile per chi sfrutta internet per fare ricerca o prendere ispirazione, perchè potrà avere poi un archivio di informazioni ben categorizzato dal quale poter attingere.
IFTTT
IFTTT è uno strumento molto utile e versatile, completamente gratuito, utilizzato per integrare le applicazioni web che più utilizzi nel tuo business.
Mette a disposizione la possibilità di poter integrare i tuoi tool per la produttività e per la comunicazione tra loro in modo da poter automatizzare alcuni processi ripetitivi che se fatti maualmente ti farebbero perdere molto tempo che, potresti sfruttare per altre attività atte a migliorare o aumentare il giro d’affari della tua attività.
Funziona in modo molto semplice, una volta effettuata la registrazione potrai recarti nella pagina dedicata alle ‘applets’ e scoprire i servizi disponibili dalla scheda ‘Services’, dalla pagina servizi, premendo il link in basso ‘All services’ ti verrà mostrato l’elenco di tutti i servizi dispinibili su IFTTT, ora tutto quello che dovrai fare sarà connettere i servizi desiderati al tuo account per poi pianificare delle Applets per automatizzare dei compiti.
Io sfrutto questo servizio con i miei social, con le tabelle di google e con alcuni strumenti di social media marketing: ad esempio sfrutto buffer e i servizi RSS del mio sito web ber postare automaticamente i miei nuovi post sul blog nella mia pagina G+.
Ancora per creare dei documenti di ispirazione per la creazione dei miei contenuti utilizzo you-tube, e per ogni like ad un video ho impostato un trigger in IFTTT che mi permentte di archiviare automaticamente il link del video, titolo e descrizione in un file excel sul mio google drive.
Ancora sfrutto IFTTT con il mio account Evernote e Pocket per automatizzare alcuni processi di raccolta dati che mi permettono di risparimare molto tempo!
Questi sono due piccoli esempi di utilizzo di questo strumento, ma è veramente una minima parte delle possibilità di utilizzo ed integrazione, ci sono talmente tante applicazioni e possibilità di trigger con le appilicazioni che solo grazie alla tua creatività e in base al tuo business che potrai trovare nuovi modi per utilizzare questo servizio e poter risparmiare tempo.
Zapier
Zapier è un’altro utilissimo strumento di integrazione, simile ad IFTTT ma con integrazioni più potenti, il problema è che puoi usarlo gratuitamente solo per le tue prime 5 integrazioni.
La limitazione di avere 5 integrazioni potrebbe essere un problema, ma zapier rimane comunque un ottimo strumento per integrare al meglio i tuoi tools.
Questo strumento ti aiuterà ad automatizzare sia tool di produttività sia tool di marketing con un piccolo appunto all’email marketing: se sfrutterai uno degli strumenti di lead generation che ti ho consigliato precedentemente potrai creare diversi automatismi per migliorare l’utilizzo del tuo funnel da parte dei lettori, e riuscire ad identificarli meglio, potendo poi in futuro migliorare le tue comunicazioni in maniera molto mirata al tipo di segmento di pubblico che andrai a creare nel tempo grazie al tuo funnel ed i tuoi automatismi.
Ecco alcune utili integrazioni che zapier offre per i marketers; sul blog di Zapier potrai trovare molti consigli ed esempi di integrazioni che potrai utilizzare efficacemente nella tua attività, ti consiglio di andare a dare un’occhiata!
Anche Zapier lascia molto spazio alla fantasia, se hai una buona conoscenza dei processi inerenti il tuo busienss sono certo che troverai molte integrazioni che fanno al caso tuo!
Area segreta
In ques’area del post ho estrapolato ed elencato tutti gli automatismi che ho implementato per questo blog con Zapier ed IFTTT.
Ti piacerebbe scoprirli?
Bene allora vorrei chiederti un favore in cambio: una condivisione sul tuo social media favorito, in fondo a te non costa nulla e per me potrebbe fare una grande differenza!
Immagina quanta fatica ho fatto per mettere insieme questa piccola guida sugli strumenti più utili per chi lavora online! In fondo credo di meritarlo, non pensi?
Le mie integrazioni
Grazie per avermi aiutato con una condivisione!
Ora, in cambio meriti di scoprire come utilizzo gli struementi di automazione sopra citati per velocizzare le mie pratiche associate a questo blog.
IFTTT
Iniziamo con IFTTT, sul mio account ho attivato questi servizi:
- Pagina facebook
- Account Twitter
- Account LinkedIn
- Account Buffer collegato alla mia pagina Google
- Feed RSS
Con questi canali attivi ho la possibilità di eseguire i seguenti trigger in modo automatico:
- Per ogni nuovo elemento nel feed RSS del mio blog (quindi ogni volta che creo un nuovo post e lo pubblico) ho creato una serie di trigger che mi permettono di postare in modo automatico sui miei canali social Facebook, Twitter, Buffer (che posta poi in automatico sulla pagina google) e LinkedIn;
- Ogni foto che posto su Instagram grazie ad i miei trigger verranno automaticamente spedite anche ai miei altri account social, su tutti (le integrazioni di Instagram, invece permettono di selezionare solo alcuni dei social media disponibili) ed in più, non saranno postati come embed del post di instagram ma come vere e proprie immagini caricate manualmente sui social, dando quindi la utile impressione di essere postate manualmente e non utilizzando integrazioni;
- Ogni mio like a video su you-tube viene archiviato in automatico su un file excel del mio google drive (integrazione a scopo di ricerca e archiviazione contenuti interessanti dai quali prendere ispirazione);
Al momento non utilizzo altri trigger ma credo ne implementerò altri in futuro, quando la mia attività crescerà e ne avrò le esigenze.
Inoltre mi fa piacere segnalarti che IFTTT si integra facilmente con il tuo blog wordpress, dandoti la possibilità di gestire automatismi con informazioni derivanti dal tuo sito web, in modo rapido ed efficace (ricorda di installare il plugin Jetpack by wordpress per attivare le integrazioni)!
Zapier
Come ti avevo accennato zapier è gratuito solo per le prime 5 inegrazioni, quindi valuta bene cosa integrare e guarda prima se per caso potresti fare la stessa cosa con IFTTT così da mantenere le integrazioni zapier solo per trigger che IFTTT non può gestire.
Io lo sfrutto assieme a Mattermost e google calendar per tenere traccia di alcuni eventi utili alla mia attività, poi sfrutto un integrazione con la mia pagina aziendale LinkedIn ed infine Asana.
Vediamo insieme le integrazioni che utilizzo:
- Google calendar e Mattermost - ogni evento memorizzato sul mio calendar genera un reminder automatico nella mia chat Mattermost di modo da non dimenticare mai nulla anche se per caso non guardo il mio calendario (compresi gli appuntamenti generati con calendly)
- Uso gli RSS feed collegati ad un blog americano che parla di marketing con il mio canale Mattermost per avere notifiche dei nuovi post del blog che mi interessano e riuscire ad essere tra i primi a fruire il contenuto del post
- Infine utilizzo i feed RSS collegati al mio sito web per postare in automatico gli aggiornamenti del mio blog sulla mia bagina aziendale di LinkedIn (non posso farlo con IFTTT perchè ho già collegato il mio account LinkedIn e non è possibile effettuare integrazioni doppie con questi strumenti)
- Ho iniziato da poco ad utilizzare la versione gratuita di Asana, uno strumento molto avanzato di project managment, grazie a zapier, che ho integrato con Mattermost per ricevere tutte le notifiche che arrivano da Asana anche sulla mia chat di busienss!
Tutte queste integrazioni sono effettuabili anche usando slcak al posto di Mattermost!
Conclusione
Hai visto quante cose si possono fare grazie a strumenti di produttività ben integrati con il tuo business?
Pensa che stiamo solo grattando la punta dell’iceberg perchè le grandi aziende utilizzano strategie eccezzionale per migliorare la loro produttività.
Resta in contatto con me, ti prometto che analizzaremo tutti gli strumenti che potresti implementare al tuo busienss ma sempre con un occhio attento al prezzo e la qualità dei servizi associati!
Un abbraccio dal tuo amico Antonio.
"Ti ringrazio molto per aver letto questo post! Ti andrebbe di farmi un favore? Regalami la felicità! Lasciami una condivisione sul tuo social preferito!"
